Pengawasan diartikan sebagai usaha menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara menilai hasil/prestasi yang dicapai dan kalau terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan usaha perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai sesuai dengan rencana.
Fungsi pengawasan tidak terlepas dari fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, dan aktuasi kalau fungsi-fungsi manajemen tersebut berjalan baik maka pengawasan kurang diperlukan. Karena jarang terjadi bahwa fungsi-fungsi tersebut berjalan sempurna maka mutlak diperlukan fungsi pengawasan.
Dalam pelaksanaan manajemen cara pengawasan tidak hanya dengan membandingkan hasil. Ada cara pengawasan lain, yaitu pengawasan awal dan bersifat preventif seperti pengaruh dari kebijakan dan prosedur. Kebijakan dan prosedur bersifat mengawasi karena mereka membatasi kegiatan-kegiatan yang diaturnya.
Teknikstatistik tertentu juga bisa dipakai dalam pengawasan. Contoh ; kurva normal dan teori probabilitas digunakan dalam pengawasan kualitas.
Proses Pengawasan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Mengukur hasil/prestasi yang dicapai
2. Membandingkan hasil yang dicapai dengan yang diinginkan (standar) dan mencari penyimpangan kalau ada.
3. Memperbaiki penyimpangan
Mengukur berarti menentukan dengan tepat jumlah dan kapasitas keseluruhan. Tanpa pengukuran, manajer akan bertindak meraba-raba saja sehingga tidak bisa dipercayai.
Secara umum, pengukuran keseluruhan dikelompokan dalam dua kelompok :
1. Kelompok yang berkaitan dengan pencapaian seluruh program
2. Kelompok yang berkaitan dengan keluaran perunit yang dikerjakan.
Untuk mendapatkan data hasil saat kini dilakukan dengan 3 cara :
1. Pengamatan langsung : melihat dari dekat kegiatan dan mencari tahu apa yang sedang dilakukan, seperti mutu, jumlah kerja, dan sikap pekerja.
2. Laporan lisan : mengadakan serangkaian wawancara atau mengadakan pertemuan kelompok untuk mengadakan diskusi informal.
3. Laporan tertulis : pengawasan ini biasa dilakukkan, terutama pada perusahaan-perusahaan besar. Dengan cara ini dapat diperoleh data lengkap dan dapat dipakai metode statistik.
Faktor-faktor yang biasa dipakai dalam pengawasan mutu secara statistik adalah :
1. Faktor kuantitas
2. Faktor kualitas
3. Waktu
4. Biaya
Pengawasan prestasi secara menyeluruh, tujuannya :
1. Terpelihranya pandangan yang luas tentang manajemen
2. Melihat saling hubungan antara berbagai kegiatan perusahaan
3. Menjaga keseimbangan yang diinginkan antara tujuan dan usaha-usaha yang dilakukan
Yang paling berguna dalam pengawasan hasil (performancce) secara menyeluruh, adalah :
1. Balance sheet (neraca)
2. Profit and loss statement (laporan rugi laba)
3. Special report (laporan-laporan khusus
Penggunaan key ratios merupakan suatu metode yang efektif bagi para manajer untuk pengecekan seluruh prestasi pada suatu perusahaan.
Sedangkan analisi rasio adalah proses dari penetuan hubungan pos-pos dalam laporan keuangan.
8 rasio yang berbeda :
1.Harta lancar terhadap utang lancar
2. Penjualan terhadap persediaan
3. Pendapatan yang dihasilkabn per pegawai
4. Waktu pelaksanaan transaksi
5. Harta tetap terhadap hak kepentingan tangible daripada para pemegang saham
6. Utang lancar terhadap hak kepentingan tangible daripada para pemegang saham
7. Utang jangka panjang terhadap modal kerja bersih
8. Return on investment
Batasan daerah pengawasan biasanya yang berurusan dengan hal-hal sebagai berikut :
1. Kedudukan pasar perusahaan
2. Keuntungan
3. Penggunaan dan pendapatan bahan-bahan
4. Prestasi baik manajerial maupun non manajerial, pengembangan dan sikap karyawan.
5. Modal dan sumber-sumber keuangan
6. Produktivitas
7. Sumber-sumber fisik
8. Pertanggung jawaban umum
Penilaian yang berkala terhadap fungsi-fungsi manajemen seperti planing, organizing, actuating, dan controlling serta membandingknnya pada ukuran suatu operasi yang berhasil dengan baik, merupakan arti yang penting bagi pemeriksaan manajemen.
Pengawasan kuantitas adalah pengawasan yang ditujukan terhadap bahan-bahan mentah, produk-produk atau jasa-jasa serta dokumen-dokumen dari berbagai sumber dengan tujuan mendapatkan, mengolah, dan mendistribusikan barang-barang tersebut dengan cara yang terbaik dan sesuai dengan yang direncanakan.
Pengawasan penjualan yang efektif perlu didasarkan pada apa yang disebut basis of sales control, yang meliputi 3 faktor :
1. unit pengawasan penjualan
2. potensi penjualan untuk unit tersebut
3. Sifat-sifat dari agen-agen penjualan yang dipergunakan dalam pendistribusian barang dari jasa tersebut
Langkah pertama dalam mengadakan pengawasan biaya adalah menghitung biaya yang terjadi, terdiri atas :
1. Biaya material adalah biaya yang langsung atau tidak langsung
2. Biaya tenaga kerja
3. Biaya penjualan
4. Biaya overhead pabrik : contoh biaya penyusutan mesin-mesin yang ada dipabrik
5. Biaya overhead : merupakan biaya yang tidak dapat dimasukan dalam biaya-biaya lainnya.
Sumber : BMP ISIP 4111/MODUL 6
