PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI

Terbitan Berkala khususnya majalah ilmiah, mempunyai peran antara lain :

1.      Memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, dan pengalaman seseorang

2.      Sebagai media untuk menyampaikan gagasan dan penemuan baru dalam bidang tertentu

Terbitan jurnal pertama tercatat diterbitkan di perancis pada tanggal 5 januari 1665 diterbitkan jurnal inggris dengan judul “philosophical transactions”

Kemunculan surat kabar pertama tercatat di cina pd abad ke 8 dg judul “Tehing pao” atau “new of the Palace”.

Sejumlah besar publikasi terbitan berseri merupakan terbitan non komersil yang biasa disebut sebagai pustaka kelabu (grey literature)

Jenis-jenis publikasi yg paling dikenal adalah warta (newsletter), laporan, lembaran informasi, makalah-makalah konferensi, berita pasar cataatan local instansi, makalah proyek dsb.

Webster’s third new international directory of the English language mendefinisikan terbitan berseri yaitu suatu terbitan yang diterbitkan dengan nomor yang berurutan dan terbit secara berseri secara terus menerus.

a.       Majalah

Majalah biasanya berisi sekumpulan artikel yang merupakan kontribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang ataupun wartawan dari majalah itu sendiri yang merupakan penulis tetap dr majalah tersebut.

Secara umum majalah dapat dikelompokan ke dalam 4 macam :

1.      Majalah komersil tujuan keuntungan, contoh majalah perdagangan

2.      Majalah ilmiah

3.      Majalah local atau Lingkungan Sendiri tujuan sarana komunikasi di lingkungan sendiri

4.      Advance in …years Work in…

Majalah jenis ini hanya berisi satu atau dua artikel saja dengan kajian yang sangat mendalam

b.      Surat Kabar

Surat kabar adalah suatu terbitan berseri yang sangat kaya akan berita atau informasi mutakhir.

Karena bentuk terbitan ini unik dg penempatan artikel yang khas , maka tidak mudah menjadikan terbitan ini sebagai sumber informasi yang bersifat retrospektif. Dengan dibuat kliping.

c.       Tabloid

Terbitan ini mempunyai format antara majalah popular dan surat surat kabar. Ukuran tabloid lebih besar dari majalah, tetapi lebuh kecil dari surat kabar.

d.      Buku Tahunan

Menurut harrod buku tahunan didefinisikan sebagai suatu terbitan yang berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskriptif danatau statstik yang diterbitkan sekali dalam satu tahun.

Kelompokbuku tahunan :

1.      Annual

2.      Yearbook

3.      Kalender

KATALOG TERBITAN BERSERI

Data yang diperlukan dalam penyusunan catalog terbitan berseri adalah sbb :

1.      Judul Terbitan berseri, judul parallel, dan anak judul

Judul ini akan muncul pada setiap nomor terbitan berseri tersebut

Judul parallel adalah judul terjemahan dari judul asli suatu terbitan berseri.

Anak judul adalah judul yang menyertai judul inti dari suatu terbitan berseri

2.      Volume, nomor, dan Tahun terbit pertama kali

Volume adalah penomoran yang dikaitkan dengan perencanaan untuk dijilid menjadi satu jilid (bundle)

Nomor adalah urutan sekuensial atau nomor urut yang diberikan pada setiap kali terbitan berseri tersebut di publikasikan.

Tahun terbit pertama kali adalah tahun pertama diterbitkannya terbitan berseri tersebut.

3.      Frekuensi atau kala terbit

4.      ISSN

5.      Kota terbit

6.      Nama lembaga, organisasi penerbit, redaksi

7.      Tahun, volume, maupun nomor atau bulan majalah yang dimiliki

8.      Ukuran tinggi terbitan

9.      Edisi

10.  Catatan

Pengatalogan terbitan berseri

Semua bahan tercetak maupun tidak tercetak, sepanjang diterbitkan dalam bagian-bagian, mempunyai nomor atau tanggal dan tidak direncanakan terbit untuk kurun waktu tertentu saja, masuk kedalam kelompok terbitan berseri atau serial.

Proses prakatalogan dimulai dari penerimaan, pemberian tanda kepemilikan, dan setelah itu baru dilakukan pencatatan.

Langkah-langkah pekerjaan dlm penerimaan majalah dan terbitan berseri lainnya :

1.      Penerimaan

2.      Pemberian tanda kepemilikan

Stempel tanda kepemilikan tersebut dapat diletakan pada halaman paling depan, yaitu halaman sesudah sampul.

3.      Pencatatan

Deskrifsi bibliografi Terbitan Berseri

     Beberapa masalah yang muncul dalam proses pengatalogan terbitan berseri :

1.      Yang berkaitan dengan kondisi perpustakaan

2.      Yang berkaitan dengan cirri dan sifat penerbitan terbitan berseri

Kemungkinan yang akan terjadi kepada perpustakaan yang mempunyai dana terbatas dalam melanggan majalah, terutama majalah luar negri.

1.      Melanggan tidak dari mulai terbitan pertama, sedangkan data terbitan pertamaberguna untuk deskrifsi bibliografi

2.      Melanggan terputus-putus, hal ini akan berpengaruh pada data kepemilikan dalam deskrifsi bibliografi.

Sumber Informasi

Istilah sumber informasi (source of information) adalah bagian dari dokumen atau sumber lainnya yang mencantumkan informasi yang berguna untuk membuat entri catalog sebuah dokumen.

1.      Halaman Judul

Lembaran yang terbit bersamaan dengan nomor terakhir dari suatu volume terbitan tersebut.

2.      Cover

Adalah bagian muka sebuah terbitan berseri

3.      Caption

Mengacu kepada ALA Glosary, yang dimaksud dengan caption adalah judul utama (headline) pada awal teks atau chapter dari sebuah buku atau majalah.

4.      Masthead

Pernyataan dari judul, kepemilikan, editor dari surat kabar, atau majalah.

5.      Halaman editorial

Halaman yang mengandung informasi bibliografis terbitan tersebut, mencakup informasi judul, kepemilikan, penerbit, tim editor, frekuensi terbit dsb

6.      Kolopon

Sebuah pernyataan yang terdapat pada halaman akhir sebuah terbitan yang memberikan informasi bibliografis tentang salah satu atau lebih informasi, yaitu judul, pegarang, penerbit, pencetak, tahun terbit atau tahun pencetakan dan informasi lainnya.

Penentuan Tajuk Entri dan Judul Seragam

     2 langkah proses pengatalogan :

1.      Menentukan deskrifsi bibliografi

2.      Menentukan titik-titik akses

     Tajuk entry utama adalah sebuah nama, istilah atau sandi/kode yang menjadi titik akses utama dari sebuah dokumen pada catalog.

     Tajuk entry tambahan adalah tajuk entry yang merupakan tambahan terhadap tajuk entri utama dalam suatu catalog.

A.    Jenis Kepengarangan

Istilah pengarang disini mencakup orang dan badan korporasi yang bertanggung jawab terhadap isi intelektual atau isi artistic suatu karya.

Tujuan pendekatan kepengarangan :

1.      Apakah bahan pustaka tertentu yang diketahui pengarangnya ada dalam koleksi

2.      Bahan pustaka apa saja dari pengarang tertentu ada dalam koleksi

B.     Tajuk Entri Utama

1.      Tajuk

2.      Deskrifsi bibliografi

a.       Judul dan pernyataan bahan tanggung jawab

b.      Keterangan edisi

c.       Keterangan penomoran atau penanda urutan

d.      Daerah penerbitan

e.       Deskrifsi fisik

f.       Keterangan seri

g.      Catatan

h.      ISSN

3.      Jejakan

Sarana Temu Kembali Terbitan Berseri

Sarana temu kembali yang lazim digunakan pengguna antara lain :

1.      Katalog Buku

Harus bisa ditelusur dari berbagai titik akses yaitu dari nama pengarang, judul maupun subjek

2.      Katalog majalah

Untuk mengetahui volume, nomor dan tahun terbitnya

3.      Indeks Artikel majalah dan monograf analitik

Indeks biasanya memuat judul”artikel yang dikutip dari majalah dan buku semacam prosiding

4.      Bibliografi

Disusun berdasarkan subjek atau juga memuat judul-judul terbitan dari suatu negara

Beberapa alternative dalam pembuatan sarana temu kembali majalah, yaitu :

1.      Daftar Kepemilikan (holding list)

Adalah daftar yang mencerminkan keberadaan koleksi majalah yang ada di sebuah perpustakaan

Keuntungan pembuatan daftar kepemilikan :

Relatif murah dan mudah untuk menyiapkannya

Kerugiannya :

Daftar kepemilikan tidak bisa mencerminkan majalah yang dimiliki secara nyata kepada pengguna, daftar biasanya dalam bentuk tercetak oleh karena itu informasi kepemilikan tidak bisa digunakan bersama-sama secara elektronik dg perpustakaan lain, tidak bisa mengakses daftar melelui subjek, kecuali perpustakaan menyediakan daftarlain yang disusun berdasarkan subjek.

2.      Union list atau union catalog

Yaitu daftar bahan pustaka seperti majalah milik dua atau lebih perpustakaan.

3.      Pengatalogan Jurnal Elektronik

Peraturan untuk melakukan pengatalogan sumberdaya elektronik sudah tersedia secara lengkap dalam bab 9 AACR2

Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengatalogan jurnal elektonik :

1.      Sumber informasi utama : title screen

2.      Penendaan bahan umum (GMD) (AACR2 9.1.C)

GMD adalah informasi yang menandakan jenis bahan pustaka. Informasi ini disajikan segera sesudah judul yang ditulis dalam tanda kurung siku.

3.      Pernyataan Edisi

4.      Daerah rincian khusus

5.      Daerah penerbitan, distribusi

6.      Deskrifsi fisik

7.      Persyaratan system

8.      Modus akses

9.      Jenis karya

10.  Copy yang dideskripsikan, koleksi perpustakaan, pembatasan pengguna.

Judul Seragam

Menurut glossary yg terdapat pada buku AACR2 judul seragam adalah

1.      Judul yg khas untuk mengidentifikasikan sebuah karya yang telah diterbitkan dibawah judul yg beragam, untuk keperluan katalogisasi

2.      Judul kolektif konvensional yang lajim digunakan untuk menyandingkan publikasi2 dari seorang pengarang, pengubah lagu atau badan korporasi berisikan beberapa karya atau sari krya dsb dari beberapa karya , seperti karya2 lengkap beberapa karya  dalam bentuk literature atau musical yang khas

Unsur pembeda pada judul seragam :

1.      Badan Korporasi

2.      Tempat terbit

3.      Tahun Terbit

4.      Tempat dan tahun terbit atau badan korporasi dan tahun terbit

5.      Pernyataan edisi, keterangan judul lain dsb

Katalog Terbitan Berseri

Sarana temu kembali yang lajim digunakan pengguna antara lain :

1.      Katalog Buku

Dapat diakses dari nama pengarang, judul, maupun subjek

2.      Katalog majalah

Untuk mengetahui volume, nomor dan tahun terbitnya

3.      Indeks artikel majalah dan monograf analitik

Memuat judul2 artikel yg dikutip dr majalah dan buku semacam prosiding, risalah dan lainnya yg isinya terdiri atas artikel

4.      Bibliografi

Berfungsi sebagai catalog atau indeks, disusun berdasarkan subjek atau juga memuat judul terbitan dari suatu Negara.

Informasi kepemilikan (holdings) adalah Informasi yang mencantumkan volume, nomor, dan tahun majalah tersebut yg dimiliki oleh perpustakaan yang bersangkutan.

Pengatalogan terbitan berseri berbeda dg pengatalogan monograf. Monograf hanya sekali di catalog, sedangkan cantuman majalah harus secara terus menerus diperbaharui dan diubah.

Beberapa alternative dlm pembuatan sarana temu kembali majalah :

1.      Daftar kepemilikan (holdings)

Adalah daftar yg mencerminkan keberadaan koleksi majalah yg ada di sebuah perpustakaan

Keuntungan :

Pembuatan daftar kepemilikn relative lebih mudah

Kerugian : Daftar kepemilikan tdk bisa mencerminkan majalah yang dimiliki secara nyata kepada pengguna, daftar biasanya dalam bentuk tercetak, tidak bisa mengakses daftar melelui subjek

2.      Union List atau Union catalog

Yaitu daftar bahan pustaka seperti majalah dua atau lebih perpustakaan

Tujuan pembuatan catalog induk majalah :

a.       Sebagai alat untuk mengetahui lokasi keberadaan majalah

b.      Untuk mengetahui nomor2 majalah yg dimiliki masing2 perpustakaan

c.       Sumber data bibliografi

d.      Bahanreferensi

Peraturan untuk melakukan pengatalogan sumberdaya elektronik sudah tersedia secara lengkap

dalam bab 9 AACR2

Entri analitik di buat apabila didalam suatu karya terdapat bagian-bagian yang dianggap penting, karena :

a.       Hasil karya pengarang penting

b.      Memuat subjek-subjek yg banyak dicari pemakai

c.       Merupakan judul-judul yg sering ditanyakan dan diminati pemakai

d.      Belum ada buku yg khusus mengenai subjek-subjek tertentu

e.       Perpustakaan bertujuan membuat entri analitik untuk semua karya dari pengarang ataupun penerbit setempat

Peraturan yg belum diketahui dalam AACR2 :

1.      Peraturan 13.2 Entri tambahan analitik

2.      Peraturan 13.3 analisis seri monograf atau monograf multi bagian

3.      Peraturan 13.4 Daerah catatan

4.      Peraturan 13.5 analitik “dalam”

5.      Peraturan 13.5B. bagian dari analitik dalam

6.      Peraturan 13.6 Deskrifsi multi level

Sistem Penyimpanan Koleksi Terbitan Berseri

Terbitan berseri hanya dapat dikelompokan menurut salah satu cirri dokume, dengan pendekatan tunggal (single approach)

Kelemahan susunan koleksi dokumen yg lain-lain :

1.      Susunan koleksitidak pernah lengkap

2.      Susunan koleksi mungkin tidak ditempatkan dalam satu urutan

Menyimpan koleksi terbitan berseri dirak baik terbitan berseri yg baru (curren isues) maupaun yang sudah dijilid (back isues) yang biasa dilakukan di berbagai perpustakaan ataupun di unit informasi lainnya.

Shelving (pengerakan) artinya mengatur dokumen dirak berdasarkan aturan yang teleh ditetapkan seperti penyusunsn berdasarkan nomor klasifikasi, abjad judul dokumen ataupun disusun berdasarkan kronologis tgl penerimaan.

Salah satu kebijakan dlm pengelolaan terbitan berseri “what goes where” yaitu apa kan ditempatkan dimana.

Dlm menentukan kebijakan perpustakaan what goes where :

1.      Ukuran dari koleksi

2.      Batasan fisik yg dikenakan oleh perpustakaan

3.      Kebutuhan dari kelompok pemakai

Langkah-langkah dalam penyimpanan terbitan berseri :

1.      Display terbitan berseri

3 macam pendekatan yaitu :

1.      Berdasarka no klasifikasi seperti LCC, UDC, DDC

2.      Terbitan berseri disusun berdasarkan subjek verbal

3.      Terbitan berseri disusun berdasarkan alfabetis judul

Pemeliharaan koleksi terbitan berseri

Tujuan perawatan dan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin agar bahan pustaka itu dapat digunakan secara optimal dalam jangka waktu yg cukup lama. Perawatan koleksi bahan pustakanmeliputi berbagai kegiatan yaitu sebagai erikut :

1.      Reproduksi bahan pustaka

2.      Penjilidan laminasi

3.      Pencegahan factor-paktor perusak koleksi

Kegiatan penjilidan adalah suatu bagian integral yang menyangkut aktivitas dari bagian terbitan berseri. Penjilidan dilakukan dalam rangka melestarikan kandungan informasi dan pemeliharaan investasi koleksi terbitan berseri.

Beberapa pendekatan dalam penyimpanan majalah back isues :

1.      Disusun pada rak yang ditempatkan pada lokasi yang berbeda dengan majalah current

2.      Disusun pada rak yg sama antara yang current dan backisues

3.      Disusun pada rak yg berbeda antara majalah lepas dg majalah yg telah di bendel

Beberapa factor yg perlu dipertimbangkan dlm pelaksanaan penjilidan :

1.      Identifikasi majalah yang akan dijilid

2.      Waktu penjilidan

3.      Waktu pengiriman ke penjilidan

4.      Cara penjilidan

Metode penjilidan :

a.       Monoetching (sebagai pengganti jahitan dipaku)

b.      Econobinding (laminasi cover asli)

c.       Econo-plusbinding (Cover asli di scan, direproduksi, dan dilaminasi

5.      Indeks

Persiapan penjilidan :

1.      Mengumpulkan majalah

2.      Memeriksa majalah

3.      Mengikat majalah

4.      Mengisi slip binding

Slip binding adalah formulir isian sebagai instruksi untuk penjilidan

Yang perlu diperhatikan dalam membuat keputusan penjilidan yaitu sebagai berikut :

a.       Judul

b.      Informasi pada punggung terbitan

c.       Cover

d.      Iklan

e.       Daftar isi dan indeks

f.       Instruksi khusus

g.      Jenis penjilidan

h.      Memotong atau tidak

i.        Warna jilidan dan label punggung

Pada terbitan berseri setiap dokumen terdiri dari beberapa tulisan yg disebut sebagai artikel.

Biasanya sebuah perpustakaan khusus juga melayani pengguna dari luar instansi tetapi layanan utama lebih dipokuskan kepada stap lembaga induknya.

Isi dari sebuah terbitan terbaru terutama terbitan berkala dianggap penting karena kemutakhirannya.

Sebuah layanan yg bisa memberikan informasi artikel terbitan terbaru diperkenalkan dengan  nama Jasa Informasi Mutakhir (currens Awarness Service)

Beberapa sarana penelusuran artikel terbitan berseri yang perlu anda ketahui :

a.       Indeks kumulatif setiap volume terbitan berseri

b.      Penggunaan jurnal indeks dan abstrak

c.       Pembuatan indeks local

Salah satu jenis terbitan berseri adalah surat kabar atau disebut juga harian atau koran. Surat kabar mempunyai bentuk dan isi yg khas, bentuknya besar ukuran satu halaman sekitar 38 X 57 cm.

Kliping berasal dari bahasa inggris “clipping” yg menurut kamus inggris-indonesia artinya guntingan.

Sumber : Buku Materi Pokok PUST 2250 modul 1-6 Pengelolaan Terbitan berseri